직장에서 살아남는 것이 미덕이 된 시대. 이른바 ‘부모 잘 만나서’ 자리 하나 꿰차지 못하는 이상, 말단 사원부터 사다리를 차근차근 밟아야 한다. 그렇다고 사다리가 그냥 놓이질 않는다. 그때 필요한 것이 업무력. 즉, 업무의 기술.

이에 신입사원부터 대리까지 갖춰야 할 업무기술을 전수하겠다는 책이 있다. 직장인 서바이벌 업무력』(강효석·김연희·문권모·신성미 지음|교보문고 펴냄). 26인의 직장 선배, 혹은 고수라 일컫는 이들이 알려주는 업무필살기를 담았다.

(…) ‘최대한 이타적으로, 그리고 고객 중심으로 시리즈를 만들자’고 의견일치를 봤습니다. 성공적인 직장생활을 꿈꾸는 후배들에게 실질적인 도움이 될 만한 내용을 엄선하자고 말입니다.(p.6)

지난달 15일 서울 세종로 동아미디어센터에서 저자강연회가 열렸다. 책의 공동 저자인, 강효석, 문권모 등이 연사로 나서 업무필살기를 풀어놨다. 당신의 업무와 연관되는지 아닌 지부터 따지고 볼 일이다.

강효석이 말하는 직장인 업무력

우선 삼성에버랜드에 적을 둔 강효석 과장이 ‘성공을 원하는 직장인의 27가지 업무力’이라는 주제로 먼저 나섰다. 어떤 업무력이 뒷받침되면 직장 내 성공을 거둘 수 있을까. 강 과장은, 27가지 가운데, 향후 리더가 되고 싶은, 리더가 될 직원에게 꼭 필요한 11가지를 이날 발표했다. 나머지가 궁금하다면, 책을 참조하면 되겠다.


1. 전략적 사고 키우기 “건전성 검증(Sanity Check)”
기본적인 질문을 여러 개 던져서 상식적인 수준에서 아이디어를 걸러내는 것.

“일하면서, 건전성 검증을 무의식중에 할 거다. 아이디어를 매일 고민하지만 여러 아이디어 중에 하나의 보고서로 만들어지는 건은 많지 않다. 특히 비즈니스로 연결되기는 힘들다. 회사의 신사업 기획을 몇 번 하다보니, 회사가 원하는 비즈니스 아이템은 이런 거구나, 하는 것을 깨달은 순간이 왔다. 회사 혹은 팀장, 임원이 요구하는 기본적인 조건을 던지면서 상식적인 수준에서 많은 아이디어 걸러내고, 쓸데없는 일을 방지한다.”

2. 업무지시 실행하기 “+10% 법칙”
상사의 기대보다 10% 더 빨리, 더 많이.

“상사가 시키는 것에서 10% 더 빨리, 더 많이 해야 한다. 만약 시장조사를 하라는 명령이 떨어지면, 대개는 시장조사만 해서 보고서를 쓴다. 그런데 이에 10% 더해서 시사점, 나아가야 할 방향 등의 한 문장 혹은 한 장을 더 붙이는 보고서를 써보는 건 어떨까. 시장조사 후 전략을 세워보라는 지시가 떨어졌다면, 전략에 덧붙여 어떻게 누가 실행할 것인지, 얼마의 예산이 필요한지, 향후 얼마의 시간을 갖고 진행할 것인지를 추가해서 보고한다면 귀여움을 받을 것이다. 부하직원으로서 마인드나 자세를 말하는 것이다.”

3. 대화의 기술 “기대 버리기”
상대에 대한 기대를 버리고 서로 다름을 인정하자.

“이정숙 유쾌한대화연구소 대표를 인터뷰하면서 배웠다. 대화에서는 기대를 버려야 한다. 서로에 대해 이해하는 것 정말 어렵다. 다름을 인정하지 못한 채 대화한다면, 서로 평행선을 달릴 수밖에 없다. 상대에 대한 기대를 버리는 것에서부터 좋은 대화는 시작된다. 상대방과 내가 다름을 인정한다는 것이다. 가정, 친구, 직장에서 기대를 버리고 한다면 대화가 편하게 잘 진행될 것이다.”

4. 메모의 중요성 “‘적자’ 생존”
긍정적이고 열정적인 사람만이 메모를 한다. 메모는 ‘쓰는’ 기술이 아니라 ‘듣는’ 기술이다.

“‘적는 자’만이 살아남는다. 적는 사람을 보면 열정적인 사람이구나, 하는 생각이 든다. 직장에서도 마찬가지다. 중요한 얘기를 하는데, 한 귀로 흘리면 긍정적이고 열정적인 사람으로 보이질 않는다. 특히 메모는 쓰는 기술이 아니고 듣는 기술이다. 회사에 보면 회의록을 전문적으로 작성하는 인력이 있는데, 굉장히 중요한 일이다. 메모 잘 하는 사람은, 곧 잘 듣는 사람임을 명심해야 한다.”

5. 문서 작성 “SCR”
현황(Situation) 전개(Complication) 결론(Resolution).

“대부분 보고서는 이 세 가지로 구성된 형식에서 벗어나지 않는다. 멘토링 해주신 분의 얘기에 따르면 결론에는 꼭 행동요소가 있어야 한다. 보고서에서만 그치지 않고 변화를 유도할 수 있는 보고서가 돼야 가치가 있다. 실행계획, 예산, 누가, 언제까지 등 행동에 관련된 요소가 규정돼야 생명력 있는 보고서가 되고 가치를 가질 수 있다.”

6. 미루는 습관 극복하기 “지금 당장 시작하라”
일을 미루면 당장에는 시간을 벌어 마음속으로 여유가 생길지 모르지만, 나중에 가서는 오히려 조급해 지고 다른 일에까지도 부정적 영향을 미치게 되어 전체적인 일처리 효율이 더 떨어진다.

“일단 당장 시작해야 한다. 그래야 미루는 습관을 극복하는 길이 된다. 또 일단 시작하고 나면, 마감기한도 정해야 한다. 주변 사람, 상사, 동료들에게 언제까지 하겠다는 공약을 할 때, 그 공약을 지키기 위해 내가 부지런히 움직인다.”

7. PPT 보고서 작성 “헤드 메시지만 보아도”
보고받는 사람이 슬라이드의 헤드 메시지나 타이틀만 읽어보더라도 보고서의 핵심 주제와 스토리라인을 한 눈에 파악할 수 있어야 한다.

“많은 직장인들이 내가 찾은 모든 자료는 보고서에 다 들어가야 한다는 강박을 가진다. 두꺼워야 일을 많이 하고 안 논 것 같다는 생각에. 그게 효과적일 때도 있지만, 좋은 보고서는 다양한 메시지가 들어간 것이 아니라, 한 장에 한 개의 메시지만 전달할 수 있어야 한다.”

8. 프레젠테이션 “10/20/30 법칙”
말의 속도와 톤은 청중의 반응을 보며 자기 스타일대로 하는 것이 중요하다. ‘10개의 슬라이드를, 20분 내에 발표하되, 폰트 크기는 30 이상이어야 한다.’(Guy Kawasaki)

“대개 각자의 프레젠테이션 스타일이 있다. 정답은 없다. 다만 청중의 반응을 보면서 적절히 조절할 줄 아는 것이 중요하다. 주절주절 메시지를 전달하는 것보다 내가 하고 싶은 메시지를 효과적으로 이해할 수 있도록 하는 것, 그것이 더 중요하다. 명심해야 할 것은, Simple is better. 더 단순한 것이 더 좋은 것이다.”

9. 자료 수집 “데이터가 아니라 정보”
직장인들에게 의미 있는 정보란 단순히 인터넷에서 키워드 몇 개로 건져낸 데이터가 아니라 자신의 보고서에서 이야기하고자 하는 메시지를 백업할 수 있는 수준의 ‘진짜’ 정보여야 한다.

“자료수집에 있어 중요한 것은 많은 데이터가 아니라 진짜 정보여야 한다.”

10. 업무 이메일 작성 “이메일 제목은 광고 카피”
이메일은 대면접촉 없이 커뮤니케이션하는 ‘블라인드 프레젠테이션’이다. 상대방에 대한 배려와 주의가 꼭 필요하다. 제목을 잘 붙이는 것도 배려라고 할 수 있다.

“이메일은 굉장히 어려운 소통 방식이다. 얼굴을 볼 수 없는 커뮤니케이션이기 때문이다. 이메일을 보면 그 사람이 어떤 성격을 가졌구나, 어떤 마음가짐이구나, 하는 것을 느낄 수 있다. 그래서 더 중요하다. 이메일은 블라인드 커뮤니케이션이기 때문에, 제목이 더 중요하다. 스팸이 워낙 많아서 메일을 열어보고 싶은 마음을 들게 하는 것이 중요하다.”

11. 내 인생의 지표 세우기 “KPI(Key Porformance Indicator)”

“피터 드러커는 ‘측정하지 않으면 관리할 수 없다’고 말했다. 내가 하는 일, 만나는 사람, 내가 가진 꿈 체계적으로 잘 진행되고 있는지 판단해야 한다면, 측정할 수 있는 지표가 필요하다.”


문권모, 4가지 업무력 핵심을 말하다

이어, 문권모 동아일보 기자가 자신의 경험을 곁들여 4가지 업무력 핵심을 정리했다.

1. 일도 연습하라.

“내 취미가 낚시다. 요즘 플라잉 낚시에 재미를 들였는데, 이게 만만치가 않다. 많은 연습이 필요함을 깨달았다. 일에도 이건 똑같이 적용된다. 일과시간 외에도 연습이 필요하다. 후배들을 보면 일과시간 외에 연습을 하는 사람이 많지 않은데, 몸에 배여야 한다. 머리로만 배운 것은 숙달되지 않는다. 기자를 예로 들면, 신문을 스크랩해서 읽고 분석하고 몸에 숙달돼야 한다.”

2. Thinking skill을 길러라.

“기자를 4년 반 하다가 대학원에 갔었다. 당시 많이 안다고 생각했다. 대학원에 가보니 모르는 것이 훨씬 많더라. 안다고 생각한 것이 아는 게 아니었다. 이후 LG경제연구원 입사했는데, 일하면서 계속 욕먹는 거다. 알고 보니 생각하는 능력이 부족했던 거다. 컨설팅을 하는 분들은 전략적 사고를 하는데, 난 그 연습이 안 돼 있었던 거다. 그래서 헤맸던 거다.

맥킨지 최초의 여성컨설턴트인 바바라 민토가 지은 『논리의 기술』을 읽어봐라. 이 책에 피라미드 법칙이 나오는데, 전략적 사고에 도움이 될 거다. 어느 순간 보니, 나는 단선적 사고를 하고 있더라. 입체적 사고를 해야 하는데. ‘포스트 잇 사고’를 배웠다. 떼었다 붙였다 하면서 스토리라인을 만들어보는 거다. 이러니 사고능력이 높아지더라. 『생각의 탄생』이라는 책도 좋다.”

3. W/L Balance.

“워크(Work)와 라이프(Life)의 밸런스가 중요하다. 잘 아는 컨설턴트에게 들은 얘기다. 일과 생활을 분리하는 건 좋지만, 너무 분리하는 건 좋지 않다는 거다. 일과 생활을 완전히 분리한다고 분리할 수 있는 것이 아닌데, 억지로 그러는 것은 좋지 않다.”

4. Feedback을 받아라.

“자기 일을 객관적으로 보기는 어렵다. 나 아닌 다른 사람의 시각을 받아들이면, 부족한 것을 보충할 수 있고 빈곳이 있다면 채울 수 있다. 내 경우, 기사를 쓸 때 너덧 명에게 읽힌다. 그러면 더 좋은 기사가 나온다.”


프레임웍의 중요성

이어, 초빙 강사인 박영훈 모니터그룹 IR담당 부사장이 마지막 강연자로 나섰다. 박 부사장은 『직장인 서바이벌 업무력』의 첫 번째 인터뷰이로, 책으로 엮어지기 전 단계인 ‘강대리 팀장 만들기’(동아비즈니스리뷰) 연재에 아이디어를 줬다.

그가 이날 강조한 업무 필살기는 ‘프레임웍(Frame work)’으로, 복잡한 세상을 단순화하고 빨리 판단을 할 수 있게 하는 방법이다. “얼마나 빨리 판단하느냐는 중요한 문제다. 빠른 속도로 불충분한 의사결정을 내린 뒤 현실에 투영하고 피드백을 받는다. 이후 다시 의사결정을 한다. 주어진 상황과 조건에서 어떻게 조직화하고 패턴할 수 있느냐, 그것이 프레임웍이다. 누구나 본인의 프레임웍이 있는데, 본인의 것을 잘 활용하면, 대리급에서 상사로부터 훌륭하다는 평가를 받을 수 있을 것이다.”

따라서 3년차 정도의 대리들이 필요한 것은, 본인 고유의 프레임웍. 각자 한 두 개씩의 프레임웍을 가지고 있는지 확인해보는 것이 자신은 물론 회사를 위해서도 좋다는 얘기다. 그것이 또한 서바이벌을 위한 중요한 요소.

아울러 중요하게 강조된 것은 전략. 기업이 경쟁에서 살아남는 것을 비롯, 대리가 과장이 되고, 팀장이 되는 것도 전략적 판단에 의해 좌우되기 때문이다.

“자원 경쟁을 고려한 것이 전략이다. 한정된 자원으로 경쟁에서 어떻게 이길지 고민하는 것을 전략이다. 자원은 시간, 돈, 사람 등으로 이는 유한한 리소스다. 이걸 어떻게 잘 활용할까가 중요하다. 경쟁 강도가 얼마나 높은지 등등에 대해 판단하게 된다. 자신이 보유한 자원과 경쟁상황을 판단해서, 어느 시점에는 무엇을 하고 목표는 무엇?로 할 것인지, 우선순위 결정하는 것이 전략이다. 전략적인 사고를 해야 개인, 조직이 활성화되고 체계적이고 효과적으로 과제를 마칠 수 있다.”